Ghidul suprem pentru alegerea camerei de date online potrivite pentru afacerea dvs
Abordarea afacerilor universale devine depășită, deoarece întreprinderile moderne trec la servicii mai specializate. Același lucru este valabil și pentru furnizorii de camere de date virtuale. Au dispărut acele vremuri în care camerele de date virtuale erau folosite doar pentru fuziuni și achiziții. Companiile folosesc acum software pentru camerele de date pentru IPO, strângere de fonduri, crowdfunding sau tranzacții imobiliare. Iar camera globală de date electronice este de așteptat să ajungă 5.497 milioane USD până în 2030 .
Ținând cont de acest lucru, furnizorii de camere de date oferă servicii mai personalizate pentru diferite industrii și procese. Astfel, este foarte posibil ca o cameră de date virtuală pentru IPO să nu fie suficient de bună pentru imobiliare. De asemenea, tipul de servicii data room variază și în funcție de dimensiunea afacerii.
Cum ați ști dacă o cameră de date este potrivită pentru afacerea dvs.? Sau, cum ar trebui să alegi o cameră de date virtuală de care are nevoie afacerea ta?
Urmați acești trei pași simpli atunci când alegeți software-ul potrivit pentru camera de date online pentru compania dvs.
Cuprins
- 1. Definiți de ce aveți nevoie de software pentru camera de date
- 2. Alegeți caracteristicile de care aveți nevoie
- 3. Faceți cercetări despre furnizorii de camere de date virtuale
- Cuvinte finale
1. Definiți de ce aveți nevoie de software pentru camera de date
Camerele de date virtuale sunt în esență depozite de documente digitale găzduite de furnizori certificați de camere de date. Întreprinderile și instituțiile publice folosesc camere de date pentru partajarea online a datelor, colaborarea digitală și managementul proiectelor. Prin urmare, înainte de a opta pentru serviciile data room, este important să răspundeți la câteva întrebări, precum:
- Pentru ce ai nevoie de un VDR? Aveți nevoie de el pentru un proiect unic sau doriți să îl încorporați permanent în sistemele dvs.?
- Cum vă va ajuta o cameră de date să vă atingeți obiectivele organizaționale? Va face operațiunile mai eficiente?
- Cât poți cheltui pe camera de date? Vă va ajuta să reduceți alte cheltuieli, precum hârtia sau costurile de imprimare?
- Ce caracteristici ai nevoie de o cameră de date? Cât de mult spațiu de stocare în camera de date aveți nevoie?
- Cine va folosi tehnologia? Angajații tăi sunt confortabili să folosească noile tehnologii?
2. Alegeți caracteristicile de care aveți nevoie
Identificarea nevoilor și stabilirea bugetului sunt pași importanți, deoarece vă vor ajuta să evaluați ce tip de caracteristici și servicii vă puteți permite. De exemplu, dacă aveți nevoie de o cameră de date pentru a facilita comunicarea între membrii consiliului dumneavoastră, este important să aveți instrumente de gestionare a întâlnirilor pe lângă serviciile de gestionare a datelor.
Cu toate acestea, unele funcții sunt obligatorii și ar trebui să fie în VDR-ul dvs., indiferent de modul în care intenționați să îl utilizați. Iată câteva aspecte pe care ar trebui să le cauți.
Securitatea camerei de date
Securitatea este cel mai important aspect al tehnologiei camerei de date. Fiecare cumpărător folosește tehnologia camerei de date în primul rând datorită caracteristicilor sale de protecție a datelor.
Prin urmare, asigurați-vă că VDR-ul dvs. are cel puțin caracteristici de securitate de bază, cum ar fi verificarea în doi pași, controlul accesului la dispozitiv, controlul accesului la documente, filigrane digitale, criptarea datelor SSL pe 256 de biți și modul de doar vizualizare.
Unele dintre cele mai bune camere de date în ceea ce privește securitatea includ iDeals, FimrRoom, Firmex și Datasite. Puteți citi mai multe despre aceste camere de date la datarooms-review.com — o platformă de încredere cu recenzii detaliate și imparțiale despre cei mai populari furnizori de camere de date.
Certificari
Furnizorii de camere de date trebuie să respecte standardele stabilite de diferite organisme de reglementare globale și regionale. De exemplu, organismele globale includ ISO și GDPR, în timp ce FINRA , HIPAA și FISMA sunt autorități regionale de reglementare.
Ușurință în utilizare
Camerele de date sunt în general folosite pentru a gestiona date mari. Pentru a partaja sau stoca cantități mari de informații, este important să aveți funcții precum încărcări în bloc, glisare și plasare sau editor de fișiere.
3. Faceți cercetări despre furnizorii de camere de date virtuale
Când comparați camerele de date virtuale, este foarte recomandat să faceți câteva cercetări și asupra vânzătorilor. Începeți cu certificările menționate mai sus și vedeți dacă acestea respectă reglementările stabilite de autoritatea dvs. de reglementare. De exemplu, HIPAA reglementează practicile de gestionare a datelor în sectorul sănătății din SUA.
Iată câteva alte lucruri importante de luat în considerare.
Experiență relevantă în industrie
După cum am menționat la început, furnizorii de camere de date oferă în prezent servicii personalizate pentru diferite afaceri și industrii.
Experiența în industrie este crucială, deoarece ajută vânzătorii să evalueze provocările specifice industriei într-un mod mai bun. De asemenea, camerele de date pentru organizații nonprofit sunt diferite de cele folosite de instituțiile publice sau organizațiile comerciale.
Prezența digitală
Consumatorii moderni consideră prezența digitală ca un factor vital în construirea încrederii. Vă puteți imagina o cameră de date virtuală fără nicio prezență digitală? În afară de un site web oficial, puteți căuta profiluri de companie pe platforme profesionale precum LinkedIn.
În plus, vă puteți extinde cercetarea la platforme renumite de recenzii de software la nivel mondial, cum ar fi Capterra, TrustRadius, G2 și Software Advice. Prezența digitală neglijabilă este un steag roșu.
Relații Clienți
Serviciul de asistență pentru clienți este unul dintre factorii definitori în alegerea unui furnizor. De la instalarea camerei de date până la instruire și până la depanare, doar asistența pentru clienți informată și receptivă vă poate facilita lucrurile. O cameră de date bună cu asistență pentru clienți excepțională este mai bună decât o cameră de date excepțională cu asistență pentru clienți obișnuită.
În cele din urmă, nu uitați să folosiți perioada de probă gratuită, pe care o oferă aproape fiecare furnizor de camere de date high-end.
Cuvinte finale
Procesul de selecție a camerei de date nu trebuie luat cu ușurință. O decizie greșită nu numai că irosește timp și resurse, dar poate duce la încălcări sau scurgeri de date și, prin urmare, poate pune în pericol bunăstarea generală a afacerii dvs. Pașii menționați mai sus sunt sfaturi foarte recomandate atunci când alegeți software pentru camera de date pentru afacerea dvs.
Acțiune: